BPMM (Business Process Maturity Model) é um modelo conceitual de avaliação da maturidade das práticas relacionadas à gestão de processos, mas mais do que isso é uma ferramenta de transformação da cultura organizacional. Implementar a gestão por processos depende de ações efetivas que devem ser tomadas a partir da identificação do grau de conhecimento da organização a respeito de si mesma. A escada de maturidade tem 5 degraus, sendo que a conquista de cada um deles depende das ações de transformação dos processos, do ambiente e da cultura de cada Empresa.
Toda empresa não orientada por processos se encontra no Nível 1 - Informal. Este nível é caracterizado pela falta de planejamento para a execução dos processos, que são executados conforme as necessidades do momento, tudo vai sendo feito conforme dá, sem a preocupação do que pode ocorrer com as ações tomadas, pois o trabalho tem que ser feito de qualquer jeito. Este ambiente favorece o nascimento e a permanência de uma figura bastante peculiar, o “Bombeiro”. Apareceu um foguinho, manda um cara com uma balde d’água lá! É a mesma coisa que ter um time de futebol horrível, mas com um craque jogando sozinho. Se marcar um gol, é devido a uma jogada genial. Neste nível as melhorias acontecem apenas para os sintomas e não para as causas dos problemas. A forma atual de gestão não esta resultando efeitos satisfatórios, mas existe uma vontade de mudar. Os resultados dos processos dependem exclusivamente de desempenhos individuais e a cultura das Empresas que se encontram nesse nível é a CULTURA DE HERÓIS.
No Nível 2 – Organizado, já existe uma base de conhecimento sobre processos e através dela é possível realizar melhorias através dos “Quick Wins”, que são aquelas melhorias que não dependem de grandes desenvolvimentos, podem ser implementadas rapidamente. Através dessas primeiras melhorias é possível identificar o retorno que a gestão baseada em processos proporciona. Mas isso só não basta. Para sair da cultura de heróis é preciso ter disciplina, pois sem ela os resultados não perduram. Somente com um comando forte será possível garantir que não hajam desvios do planejado para o realizado. Com o passar do tempo DISCIPLINA se transforma em COMPROMETIMENTO e tudo que é feito com comprometimento e padrão torna-se HÁBITO e se tornando hábito vira cultura a CULTURA DO COMPROMETIMENTO que ocorre na camada das unidades de trabalho.
Quando a Empresa começa então a se comprometer com os resultados de forma planejada e padronizada, podemos dizer que se inicia o Nível 3 – Bem estruturado. Neste nível inicia-se a transformação da gestão funcional para a gestão por processos, com o objetivo de estabelecer uso comum da infra-estrutura dos processos, criando um framework que suportará todos os componentes do negócio. Boa parte dos processos está mapeada e já é possível iniciar o controle desses processos através de indicadores. Recomenda-se a implementação, neste nível, do escritório de processos, pois já existe volume de informações.
Mas espera aí! Vamos recapitular um pouco. A Empresa já não trabalha mais desordenadamente, não existe mais aquela cultura do “fazer por fazer”, os processos das unidades de trabalho são conhecidos, existe um comando que direciona as ações e agora as atividades a serem executadas são planejadas. Ora, nesse momento então passamos a ter uma CULTURA DE PLANEJAMENTO, ou pensar antes de agir, tendo a possibilidade de simular cenários, escolhendo o melhor pra cada situação, e isso não mais na camada das unidades de trabalho e sim na camada da organização como um todo, ou seja, as áreas permanecem comprometidas e planejando as ações em conjunto.
Chegamos então ao Nível 4 - Gerenciado, onde os processos fim-a-fim são gerenciados estatisticamente. É possível gerir estatisticamente os processos, pois desde o fim do nível 3, existem indicadores que controlam os processos e agora, como se tem mais conhecimento sobre eles, é possível iniciar o ciclo de melhorias, adquirindo assim um comportamento de gestão a partir de fatos estatísticos. Já se tem maturidade para explorar a capacidade máxima dos processos, mas para isso a cadeia de valor deve estar completamente documentada. Um processo somente pode ser controlado se puder ser medido, sendo assim nasce a CULTURA DA PRECISÃO, baseada em dados, novamente na camada das unidades de trabalho.
No nível 5 – Otimizado, duas definições acontecem em camadas diferentes, sendo que uma acontece na camada da organização e a outra na camada individual. Na camada da organização, começam a acontecer os aperfeiçoamentos pró-ativos, ou seja, ninguém mais precisa pedir pra que um processo seja analisado a fim de ser melhorado. Como a organização está comprometida em planejar ações precisas, pode agora fazer isso com agilidade, demandando a Área de processos sempre que necessário. Já na camada Individual, as pessoas estão tão acostumadas a olharem a organização como um conjunto de processos, que fica fácil identificarem as melhorias oportunistas, que são aquelas pequenas melhorias no processo que não requerem um estudo prévio. Dessa forma se instala a CULTURA DA DELEGAÇÃO, ou seja, todo colaborador é delegado a buscar oportunidades nos processos não tendo que esperar a auditoria interna de processos.
